La numérisation des documents de l’entreprise est le préalable indispensable à toute démarche de dématérialisation des processus métiers. Synonyme d’économies durables, elle est aussi un bon moyen de préparer l’avenir et la conduite du changement avec les documents électroniques pour peu que le projet ait été correctement cadré. Découvrez comment mettre en place une démarche de numérisation efficace.

Numériser mes documents : sur quel périmètre débuter ?

Pour qu’il se traduise par un réel retour sur investissement, le projet de numérisation doit donc être délimité soigneusement et réfléchi au préalable au périmètre concerné.
Une copie numérique permet bien entendu de gagner de la place, mais le principal intérêt de la dématérialisation vient de la capacité à indexer ces fichiers au sein d’un système de gestion électronique des documents.
Or tous les documents ne se gèrent pas de la même manière : l’impact sur les processus métiers sera différent selon que vous traitez des factures, des contrats, des documents du personnel, des dossiers clients…
La première étape consiste donc à délimiter précisément le périmètre du chantier de numérisation. Cette phase de réflexion préalable, pour laquelle l’accompagnement d’un prestataire de proximité est conseillé, servira également à vérifier l’équation économique du projet.

Si dématérialiser permet bien entendu de réaliser des économies d’encre, de papier ou d’espace de stockage, la numérisation quant à elle représente aussi un coût important. Il faut donc s’assurer que l’on travaille bien sur un environnement documentaire dans lequel la gestion électronique livrera ses bénéfices à moyen et long terme : traitements administratifs accélérés ou émergence de nouvelles pratiques de travail collaboratif, par exemple.

Numérisation et conservation des documents

Pour basculer vers une gestion dématérialisée des documents, il faut envisager un processus en deux temps. D’abord, la numérisation, ensuite, le stockage en ligne, la mise à disposition et l’exploitation des documents.
Pour la numérisation, il existe des solutions logicielles qui permettent de relier les scanners et copieurs de l’entreprise à un environnement de gestion électronique des documents. Selon le volume à traiter, il est aussi possible d’industrialiser le processus de création des copies numériques.

On peut aussi adjoindre à la numérisation proprement dite un système de reconnaissance optique des caractères (OCR), pour que le texte des documents en soit extrait. De cette façon, il devient possible de chercher à l’intérieur de ses documents comme on le ferait pour des pages Web.
L’intérêt principal d’un document numérisé, outre le gain de place, c’est qu’il devient immédiatement accessible via l’informatique, sans avoir à aller fouiller dans les cartons d’archivage. Il est donc important de réfléchir aux conditions d’accès à ces documents. À ce niveau, il convient de réfléchir précisément aux exigences qui vont découler de la taille de l’entreprise, de son secteur d’activité et de la nature des documents numérisés.
Un exemple ? Si les copies numériques ont vocation à remplacer les documents papier originaux, alors il est important d’être en mesure de garantir l’intégrité de la reproduction et de la conservation. Il faut en effet respecter le référentiel de numérisation et d’archivage à vocation probatoire pour que la version électronique garde sa pleine valeur en cas de litige.
Quelles précautions prendre ?
De la même façon que tout le monde n’a pas le droit de fouiller dans les cartons d’archivage, il convient de mettre en place une politique de contrôle stricte et précise de l’accès aux documents électroniques. Comment cet accès est-il sécurisé ? Quelles sont les applications métier autorisées à lire ou écrire des informations dans cette base de données ? Faut-il autoriser la consultation depuis l’extérieur du réseau interne de l’entreprise et si oui, pour quel type de document ou pour quelle famille de collaborateurs ? Les factures d’un service comptabilité et les documents RH feront par exemple l’objet de règles de fonctionnement différentes. Le choix entre une solution sur site et le recours à des prestataires pour la numérisation, le stockage et l’archivage dépendra aussi, bien sûr, des exigences en termes de conformité.
Toutes les entreprises abordent la numérisation à un stade différent de leur existence, avec des processus internes, des contraintes et des habitudes de fonctionnement qui leur sont propres. Pour parvenir à une numérisation efficace, chaque projet doit donc être envisagé de façon individuelle, à l’issue d’une phase d’étude préalable qui s’attachera à déterminer le besoin exact. Le recours à un partenaire spécialisé, capable de construire une offre sur mesure, d’accompagner la mise en œuvre, est l’une des clés de réussite du projet. Il saura également déterminer, avec vous, les indicateurs clé à surveiller pour mesurer la réalité du retour sur investissement.
La question presse, puisque l’actualité de la réglementation pousse vers la mise en place rapide d’une politique de numérisation. Un exemple ? Depuis janvier 2017, le recours à la facturation par voie électronique devient progressivement obligatoire dans le cadre de la réponse aux marchés publics. Il en va de même pour le bulletin de paie dématérialisé, amené à devenir la norme sauf opposition explicite du salarié. Dès lors, autant assurer la continuité entre traitement des archives et nouveaux documents produits au quotidien !

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